1)delegue
Deixe alguém responsável pelo contato com o(a) preletor(a) convidado(a). Essa pessoa deverá enviar e-mail confirmando dados, passando telefone de contato, pesquisando sobre preferências alimentares, alergias, restrições, questões de horário etc.
2)receba
Essa mesma pessoa, podendo estar acompanhada de outras, deverá receber o preletor(a) convidado(a). Avaliar o horário, se deve almoçar ou jantar. Convidar pessoas do ministério ligado ao preletor(a) para esse momento, pastores líderes etc. Se a pessoa saiu de madrugada para estar ali é bom reservar um tempo para descanso.
3)hospedagem
No quarto do hotel ou da casa onde o(a) convidado(a) irá ficar hospedado(a) deixar um kit de higiene, algo para um lanchinho ( chocolate, barras de ceral, sucos, fruta etc) e um cartão de boas-vindas em nome da igreja. Deixe também a programação, fones de contatos e outras informações relevantes. Se houver livros ou material da igreja é interessante montar um kit de presente, como forma de dar boas-vindas e apresentar a instituição.
4)descanso
É importante contemplar na programação um tempo para a preletora descansar e orar. Às vezes a agenda fica tão apertada de compromissos que a pessoa não tem tempo sequer para orar antes de uma ministração.
5)passeio
Se houver tempo livre o bastante pode-se pensar num city tour ou minieventos com lideranças, se tudo for combinado antes com a pessoa. Muitos preletores viagem por todo o país e até exterior, mas sequer tema oportunidade de conhecer a cidade devido a extensa programação.
6)traslado
Deixe alguém responsável pelo traslado do(a) preletor(a) e avise dos horários. Informe também o horário de saída, tempo de deslocamento.
7)encerramento
Ao final do evento, é de praxe entregar uma oferta. Cuide para que tudo seja feito com descrição para não criar constrangimento. Geralmente um envelope com um valor é entregue junto com um presente ou cartão em nome da igreja. Lembre-se de enviar alguns dias depois fotos do evento e um feedback.